Wer im E-Commerce starten möchte oder gerade gestartet ist, will eventuell seine Steuern selber machen. Am Beispiel vom T-Shirt Business / Print on Demand werden ich dir ganz grundlegende Dinge in diesem Artikel erklären.

Denn das T-Shirt Business bewegt sich sehr stark im Internationalen Bereich. Auf der Einnahmen Seite stehen Unternehmen wie z.B. Amazon (MBA) oder Redbubble. Auf der Ausgaben Seite hat man oft Abos für Tools und/oder Vektorplattformen. Da diese Unternehmen fast immer im Ausland sitzen, gilt es hier einiges zu beachten.

Bei anderen E-Commerce Business Modellen ist genau das gleich, deshalb wird uns das T-Shirt Business als gutes “Steuern selber machen” Beispiel dienen.

Auf folgende Dinge gehen wir in diesem Steuer Artikel ein:

• Unterschied zwischen Einkommenssteuer und Umsatzsteuer
• Was ist eine Umsatzsteuer-Voranmeldung und eine Zusammenfassende Meldung (ZM)
• Kleinunternehmerregelung vs. Regelbesteuerung (was ist der Unterschied?)
• Was ist das Reverse Charge Verfahren
• Was ist eine UST-ID und benötige ich diese
• Welche Buchhaltungssoftware du nutzen kannst

Disclaimer: Ich bin kein Steuerberater und dies stellt auch keine steuerliche Beratung dar. Die hier gegebenen Informationen dienen lediglich dazu, dir einen Überblick über die verschiedenen Themen zu geben und ich erhebe keinen Anspruch auf Richtigkeit. Dieser Artikel ersetzt keine Beratung bei einem Steuerberater, daher rate ich dir dringend bei steuerlichen Fragen einen fachkundigen Steuerberater aufzusuchen.

Was ist der Unterschied zwischen Einkommenssteuer und Umsatzsteuer

Wenn man bisher noch keine Erfahrungen mit einer Selbständigen Tätigkeit gesammelt hat, stellt sich oft die Frage: Was ist eigentlich der Unterschied zwischen der Einkommenssteuer und der Umsatzsteuer?

Was ist die Einkommenssteuer:

Alle Einkommen, die du erzielst – sei es aus selbständiger und/oder unselbständiger Arbeit, musst du versteuern. Als Angestellter übernimmt dies dein Arbeitgeber für dich in Form einer Lohnsteuer. Solltest du keine weiteren Einkommen haben, bist du nicht zur Abgabe einer Einkommenssteuererklärung (ESt-Erklärung) verpflichtet.

Hast du weitere Einkommen aus z.B. dem T-Shirt Business, müssen diese Ebenfalls versteuert werden – und zwar dein Gewinnt. D.h. der Gewinn deiner Firma und deine Lohnsteuer werden in der ESt-Erklärung angegeben und damit eine Zahllast oder gegebenenfalls Guthaben errechnet.
Die Einkommenssteuer ist also die Steuer auf all deine Einnahmen.

Was ist die Umsatzsteuer:

Jedes mal, wenn wir etwas einkaufen, zahlen wir Mehrwertsteuer und zwar entweder19% (Regelsteuersatz) oder 7% (ermäßigter Steuersatz). Welchen Satz wir zahlen, hängt von dem Produkt, welches gekauft wird, ab.
Was in diesem Zusammenhang wichtig ist: Wir zahlen auf jeden Fall immer die MwSt. Egal was und wo wir einkaufen.

Anders sieht es als Unternehmer aus. Wenn wir etwas einkaufen, zahlen wir Umsatzsteuer in Form von VORSTEUER. Wenn wir etwas verkaufen, erhalten wir Umsatzsteuer in Form von MwSt.
MwSt. gehören uns nicht, diese schulden wir dem Finanzamt. Wir fordern diese also sozusagen im Namen des Finanzamtes ein und führen diese dann wieder an das Finanzamt ab.
Ähnlich ist es mit der Vorsteuer. Diese zahlen wir zwar im ersten Moment, bekommen diese allerdings vom Finanzamt wieder zurück erstattet.

Was ist eine Umsatzsteuer-Voranmeldung (USt-VA)und eine Zusammenfassende Meldung (ZM)

Wir wissen jetzt: Als Unternehmer zahlen wir beim Einkaufen Vorsteuer die wir vom Finanzamt wieder zurück bekommen. Beim Verkaufen erhalten wir MwSt. die wir aber nicht behalten dürfen, sondern dem Finanzamt schulden.

Wenn wir mehr verkaufen als wir einkaufen, ist in der Regel der Betrag, den wir dem Finanzamt schulden, höher, als der, den wir vom Finanzamt zurück erhalten. Vereinfach gesagt: Sobald wir Gewinn machen, schulden wir dem Finanzamt Umsatzsteuer.

Um nun die Zahllast zu berechnen, zieht man von den einbehaltenen MwSt. die bezahlten Vorsteuer ab. Ist der Betrag positiv, müssen wir zahlen. Ist der Betrag negativ, erhalten wir Geld zurück. Dieser Vorgang nennt sich Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Je nach Höhe des Umsatzes muss man diese monatlich, vierteljährlich oder jährlich abgeben. Dies geschieht online mit dem Programm Elster. Die meisten Buchführungsprogramme bieten das aber über eine eigene Funktion an, sodass wir nichts manuell Eintragen oder berechnen müssen.

Die Zusammenfassende Meldung ist nur notwendig, wenn wir Einnahmen auf dem europäischen Ausland haben (z.B. Amazon MBA). Hier wird eine Meldung über die Einnahmen aus dem EU-Ausland an die Steuerbehörden übermittelt, damit diese analog dazu mit den gemeldeten Daten des anderen Unternehmens abgeglichen werden. Dies dient u.a. dazu, Umsatzsteuerbetrug vorzubeugen.

Kleinunternehmerregelung vs. Regelbesteuerung (was ist der Unterschied?)

Soll ich die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen oder lieber die Regelbesteuerung? Das ist wohl die meist gestellte Frage im POD Business im Zusammenhang mit Steuern.
Zunächst gilt Festzuhalten, dass ihr beide Formen sowohl im Neben- als auch im Hauptgewerbe nutzen könnt. Voraussetzung für die Kleinunternehmerregelung ist:

• Umsätze im vergangenen Jahr dürfen nicht über 22.000 Euro liegen
• Umsätze im aktuellen Jahr dürfen nicht über 50.000 Euro liegen

Dahingegen könnt ihr die Regelbesteuerung immer – auch bei z.B. 10.000 Euro Umsatz in Anspruch nehmen.

Die oft in Anspruch genommene Kleinunternehmerregelung

Welche Vorteile bietet diese Regelung

Viele entscheiden sich zur Kleinunternehmerregelung, da hier die Abgabe einer Umsatzsteuer-Voranmeldung entfällt. Kauft ihr etwas ein, ist der bezahlte Betrag der Endbetrag und ihr bekommt nichts zurück erstattet. Ähnlich ist es beim Verkaufen: Der vom Kunden bezahlte Betrag ist euer Geld und ihr müsst dem Finanzamt davon nichts zahlen. Auf den ersten Blick erleichtert das unser Leben im T-Shirt (E-Commerce) Business deutlich.

Welche Nachteile bietet diese Regelung

Bei jedem Einkauf innerhalb Deutschlands zahlen wir 19% mehr als bei einer Regelbesteuerung. Mal angenommen, ihr braucht einen neuen PC für etwa 1000,- Euro. Also Kleinunternehmer ist das euer Zahlbetrag. Als Regelbesteuerer würdet ihr vom Finanzamt die 19% wieder zurück bekommen, also 160,- Euro. D.h. genau genommen kostet euch der PC nur 840,- Euro. Genauso verhält es sich mit allein Unternehmensrelevanten Ausgaben.
Ein weiterer Punkt ist auch, da wir im T-Shirt Business überwiegend mit ausländischen Unternehmen zu tun haben und hier Reverse Charge greift, wir u.U. dennoch eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben müssen. Hier gibt es unter bestimmten Voraussetzung aber Freigrenzen. Lasst euch hierbei von eurem Steuerberater weitere Informationen geben.

Was ist die Regelbesteuerung

Welche Vorteile bietet diese Regelung

Überall wo ihr Umsatzsteuer bezahlt, bekommt ihr diese auch wieder zurück. D.h. ihr kauft grundsätzlich netto – und damit i.d.R. günstiger ein.
Ihr habt in Sachen Buchführung immer den gleichen Workflow und müsst euch keine Gedanken darüber machen, ob ihr nun eine USt-VA abgeben müsst oder nicht. Dies wird gemäß eures Turnus immer gemacht und stellt mit aktuellen Buchführungsprogrammen keinen größeren Aufwand dar.

Welche Nachteile bietet diese Regelung

Echte Nachteile gibt es im E-Commerce Business nicht. Wenn man so will, könnte man die Pflicht zur Regelmäßigen Abgabe der USt-VA aufführen. Allerdings ist das heute – wie oben erwähnt – kein echter Mehraufwand.

Was ist das Reverse Charge Verfahren

Reverse Charge ist die Umkehr der (Umsatz)Steuerschuld. Wir erinnern uns: Wenn wir eine Einnahme haben, müssen wir die Umsatzsteuer in Form von MwSt. an das Finanzamt zahlen.
Erhalten wir nun unsere Provisionen von z.B. Amazon (was ja nichts anderes ist, als dass wir theoretisch eine Rechnung an Amazon ausstellen), müssen nicht wir, sondern eben Amazon die Umsatzsteuer abführen. Dies erleichtert den buchhalterischen Prozess enorm.
Kaufen wir dagegen eine Dienstleistung (z.B. Vektoren Abo) im Ausland ein, müssen wir die Umsatzsteuer hier in Deutschland abführen. Wir erhalten aber vom leistenden Unternehmen eine NETTO Rechnung. Wenn wir Regelbesteuerer sind, zahlen wir 19% MwSt. und können aber gleichzeitig 19% Vorsteuer geltend machen. Am Ende kommt also 0 Euro Zahllast raus.
Weiterführende Informationen zum Thema Reverse Charge bekommst du hier.

Hier ein gutes ausführliches Video zum Thema Reverse Charge

ACHTUNG: Kleinunternehmer ohne UST-ID zahlen eine Brutto Rechnung und müssen in Deutschland obendrauf auch nochmal 19% MwSt. an das deutsche Finanzamt abführen. Diese Doppelbesteuerung solltet ihr unbedingt vermeiden. Sucht dazu einen Steuerberater eures Vertrauens auf!

Was ist eine UST-ID?

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UST-ID) benötigt ihr immer, sobald ihr mit ausländischen Unternehmen zu tun habt. Diese könnt ihr beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen. Der Vorgang dauert ein paar Wochen.

Erst, wenn ihr eine UST-ID habt, bekommt ihr von ausländischen Unternehmen eine netto Rechnung ausgestellt. Diese Regel ist unabhängig davon, ob ihr Kleinunternehmer oder Regelbesteuerer seid.

Warum du dir Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen solltest

Werden euch wegen fehlender UST-ID z.B. 19% Umsatzsteuer in Rechnung gestellt, könnt ihr diese NICHT zum Vorsteuerabzug bringen. D.h., ihr zahlt einfach 19% zu viel! Daher beantragt auf jeden Fall die UST-ID am besten immer gleich mit dem steuerlichen Erfassungsbogen bei Gründung der Firma.

Wie bereits erwähnt, ist es für Kleinunternehmer ohne UST-ID doppelt hart. Beispiel: Ihr kauft eine Dienstleistung für 100,- Euro netto ein, dann sieht die Rechnung wie folgt aus:

Da wird ganz schnell deutlich, dass im schlimmsten Fall der Kleinunternehmer ohne UST-ID über 1/3 mehr bezahlt, als die beiden anderen Unternehmen.
Weitergehende Informationen, wie du die UST-ID erhältst und was bei Rechnungsstellung zu beachten ist, kann du in diesem Artikel erfahren.

Welche Buchhaltungssoftware für E-Commerce nutzen

Grundsätzlich muss man sich die Frage stellen, ob man die Buchführung selbst übernehmen möchte oder es einem Steuerberater übergibt. Die Kosten hierfür belaufen sich zwischen 50 – 100 Euro / Monat. Es gibt viele Tools, die das Thema Buchhaltung erleichtern.

Keine Frage, wer sein E-Commerce Business professionell betreiben möchte, kommt nicht am Einsatz einer Software vorbei. Besonders erwähnen möchte ich die Software Lexoffice (19,- Euro/Monat). Diese ist stark an die Bedürfnisse derer, die in der Buchführung ganz neu sind, angepasst und der Einstieg in die Buchführung wird damit besonders einfach gemacht.

Alternativ wäre noch Sevdesk (17,- Euro/Monat) zu nennen. Auch hier lässt sich die Buchführung verhältnismäßig leicht selbst machen. Bei beiden Programmen gibt es eine Schnittstelle, sodass der Steuerberater im Bedarfsfall auf eure Buchungen zugreifen kann um bei Fragen zu Unterstützen.

Fazit zum Thema Steuern im E-Commerce Business

Steuern im E-Commerce spielen eine große Rolle, da hier einige Dinge zu beachten sind. Gerade zu Beginn sollte jeder für sich im klaren sein, ob er die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt, oder doch besser direkt mit der Regelbesteuerung startet.

Um nicht zu viel zu bezahlen, sollte man auch direkt die UST-ID beantragen, damit man gleich Netto abgerechnet wird. Denn beim Einkaufen im Ausland können wir – anders als beim Einkaufen innerhalb Deutschlands – keine Vorsteuer ziehen.

Da das Thema sehr komplex ist, sollte jeder mit seinem Steuerberater besprechen, was für ihn oder sie individuell der beste Weg ist. Dieser Artikel gibt euch die Informationen, damit ihr beim Steuerberater gleich die richtigen Fragen stellen könnt.

Da wir im T-Shirt Business nicht so viele Buchungen haben wie mit einem E-Commerce Shop, macht es durchaus Sinn, sich mit dem Thema Buchführung auseinander zu setzen um die monatliche Buchführung selbst durch zu führen. Dies spart Kosten, die man gerade am Anfang ja möglichst niedrig halten sollte.

Mit Webanwendungen in der Buchführung wie Lexoffice oder Sevdesk gelingt das sehr leicht. Diese Programm bieten eine steile Lernkurve und sind vor allem darauf ausgelegt, Buchführungsanfängern das Leben so leicht wie möglich zu machen.

FAQ – Fragen und Antworten zum Thema Steuern

Welche Tätigkeit kannst du bei der E-Commerce Gewerbeanmeldung angeben?

Die meisten wählen die Option Online Marketing, da dass tatsächlich deine Tätigkeit in allen Facetten werden wird.

Welches Gewerbe ist überhaupt für E-Commerce zu empfehlen?

Die meisten werden wohl als Einzelunternehmer starten. Falls du höhere Risiken abdecken möchtest, empfiehlt sich auch die Gründung einer UG, wenn du mehr über das Thema wissen möchtest, dann sei dir unser Existenzgründer Artikel empfohlen.

Muss ich eine Steuererklärung im Bereich E-Commerce machen?

Ja, selbst als Privatperson solltest du deine Jahreseinkommensteuer Erklärung machen. Sonst lässt du im Zweifelsfall bares Geld auf dem Tisch liegen. Und wenn du ein Gewerbe angemeldet hast, musst du auch Steuern zahlen und eine Steuererklärung machen. Dabei helfen dir entweder gute Software oder ein kompetenter Steuerberater. Meiner Meinung solltest du da so schnell wie möglich einen Experten ins Boot holen.