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Buchhaltungsbasics für Selbstständige

Bei vielen Unternehmern ist sie verhasst – die Buchhaltung. Jedoch muss sie jeder erledigen. Als Selbstständiger führt kein Weg daran vorbei, da diese Informationen an das Finanzamt übermittelt werden müssen. Zudem ist es auch für dich als Unternehmer selbst von Vorteil, die Buchführung durchzuführen. So behältst du einen Überblick über die finanzielle Lage deines Betriebs. Dementsprechend kannst du wichtige Entscheidungen treffen. Deshalb solltest du zumindest Grundkenntnisse über die buchhalterische Tätigkeit besitzen, auch wenn diese ausgelagert wurde. Nur so durchblickst du solche Auswertungen und kannst handeln. Doch welche Basics solltest du als Selbstständiger auf jeden Fall kennen?

Einfache Buchführung: Was ist das?

Bei der einfachen Buchführung ist diese Tätigkeit  erleichtert. Hierbei muss lediglich eine Gegenüberstellung sämtlicher Ein- und Ausgaben des Geschäftsjahres erfolgen. Diese hältst du in der sogenannten Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) fest. Aus dieser lässt sich dann der Jahresgewinn bzw. –verlust ermitteln. Für die Erledigung dieser Tätigkeit kannst du entweder ein Buchhaltungsbüro oder einen Steuerberater beauftragen.

Hierfür musst du lediglich sämtliche Belege sammeln und bei dem Spezialisten abgeben. Diese bequeme Variante ist jedoch sehr kostenintensiv. Aus diesem Grund entscheiden sich viele Unternehmer, die Buchführung selbst zu erledigen. Dies hat nicht nur den Vorteil, dass du genauestens über die Finanzen informiert bist. Zudem kannst du auch jederzeit auf sämtliche Daten zugreifen und falls nötig schnell reagieren.

Für die Führung der Bücher empfiehlt es sich, eine spezielle Software zu verwenden. Mit dieser können auch diejenigen arbeiten, die nur wenig kaufmännische Erfahrungen mitbringen. Hierfür gibt es Lösungen für die Buchhaltung von verschiedenen Anbietern wie FibuNet, freeFIBU oder Lexware. Mit diesen Programmen erledigst du die Buchführung schnell und effizient.

Wer darf die einfache Buchführung anwenden?

Nicht jeder darf die einfache Buchführung anwenden. Nur gewissen Gruppen ist diese erleichterte Tätigkeit gestattet. Dazu zählen:

  • Gewerbetreibende ohne einen Eintrag in den Handelsregister, deren jährlicher Gewinn nicht mehr als 60.000€ und Umsatz nicht mehr als 600.000€ beträgt
  • Alle Freiberufler

Alle anderen sind dazu verpflichtet, eine doppelte Buchführung zu tätigen.

Was ist die doppelte Buchführung?

Hierbei erfasst du sämtliche Geschäftsvorfälle mit Belegen und sortierst sie. Zudem wird auf mehreren Konten verbucht. Bei den Konten handelt es sich nicht um Girokonten, sondern um Buchungskonten. Mit Hilfe eines Kontenplans sorgst du für die inhaltliche Trennung der Vorgänge, die dementsprechend verbucht werden. Dafür benötigst du mindestens ein HABEN- und ein SOLL-Konto.

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Aufbewahrungsfristen beachten

Für die Unterlagen der Buchhaltung sind gewisse Aufbewahrungsfristen einzuhalten, da sie im Zuge einer Betriebsprüfung vorgelegt werden müssen. Die Frist der Aufbewahrung beginnt mit Abschluss des jeweiligen Kalenderjahres. Festgelegt sind je nach Unterlage sechs oder zehn Jahre. So müssen zum Beispiel Buchungsbelege oder Jahresabschlussunterlagen zehn Jahre aufbewahrt werden.

Um den Überblick über deine Dokumente zu bewahren und nicht mehr benötigte Akten aussortieren zu können, kannst du mit Hilfe eines kostenlosen Rechners die Aufbewahrungsfristen ermitteln. So vermeidest du Berge aus Unterlagen.

Was solltest du bezüglich der Umsatzsteuer wissen?

Die Umsatzsteuererklärung ist im Folgejahr beim Finanzamt abzugeben. Aus dieser geht hervor, wie viel Umsatzsteuer du eingenommen hast und wie viel Vorsteuer bereits beglichen wurde. Ist diese höher als die bezahlte Vorsteuer, so ist die Differenz am Anfang des folgenden Jahres zu begleichen. Hierbei kann möglicherweise ein hoher Betrag auf dich zukommen. Deshalb ist es sinnvoll, diese Zahlung mit Hilfe der Umsatzsteuer-Voranmeldung auf das Jahr aufzuteilen. So kannst du monatlich oder quartalsweise die bereits angefallene Umsatzsteuer entrichten.

Fazit

Als neuer Unternehmer wirst du diese Aufgaben wahrscheinlich bis zu einem gewissen Umsatz erstmal selbst erledigen müssen. Aus eigener Erfahrung kann ich dir aber nur raten, so schnell es geht einen Spezialisten mit ins Boot zu holen, der dir diese Arbeiten abnimmt. Denn du musst dich aufs Marketing fokussieren.

Anfangs solltest du aber definitiv auch schon auf eine Software Unterstützung setzen. Gerade auch was Rechnungen schreiben angeht ist es extrem wichtig. Denn alles was Zeit frisst, kostet dich bares Geld.

Es gibt aber auch preiswerte kompetente Fachleute die diese Arbeiten gerne tun. Deshalb würde ich auch nicht zu lange zögern und Aufgaben abgeben.

Ich habe mir relativ fix einen Steuerberater und Buchhalter gesucht, da ich diese Zeit in Weiterbildung und das Marketing stecken kann. Nur so hast du einen höheren Return on Invest.

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Sven - 22. Januar 2018

Hey Daniel,

ein super interessanter Artikel mit allen wichtigen Faktoren aus der Buchhaltung, die du auf de Punkt gebracht hast. Meiner Erfahrung nach, tun sich viele bei der einfachen- und doppelten Buchführung schwer, da sie den unterschied nicht kennen. Aber das hast du ja prima erklärt. Danke dafür :-).

Ich musste die letzten Woche selbst nochmal nach den Aufbewahrungsfristen schauen, weil ich mir nicht mehr ganz sicher war. Auffrischen ist da immer gut^^.

VG
Sven

Reply
    Daniel Gaiswinkler - 22. Januar 2018

    Hey Sven,
    vielen Dank für dein Kommentar und sehr nützliche Tabelle auf deinem Blog.
    Echt schöne Übersicht und sicherlich hilfreich für meine Leser.
    Bis bald mal wieder und schöne Grüße
    Daniel

    Reply
      Sven - 24. Januar 2018

      Danke Daniel, dass freut mich zu hören :-). Bis bald!

      VG
      Sven

      Reply

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